Первая мысль. К каждому личному отчету неплохо внизу подбивать итоговую табличку с указанием курса валют и стоимости бензина во время этой поездки, среднюю цену чека за обед, средний разброс цен на гостиничные номера, пробег за поездку, итоговую сумму и еще какие-нибудь показательные цифры, которые помогут при планировании бюджета поездки. Табличку каждый путешественник заполнит очень легко по горячим следам.
Время сейчас очень динамичное и сам лично сталкивался с ситуацией, когда читаешь 3-4 летний отчет и не можешь понять, откуда такой бюджет , то ли курс поменялся сильно, то ли цены, то ли автор что-то забыл упомянуть или, наоборот, включил в сумму все сувениры
Дело, конечно, добровольное, если человек не захочет, заставлять не стоит, но, я думаю, для большинства это будет совсем не напряжно и быстро, особенно, при наличии готовой формы.