Ходатайство подается до начала судебного заседания. "Оптимально" подается с копией в канцелярии по админделам, при этом копия с отметкой в получении остается у тебя на руках. Второй "оптимальный" вариант: посылка заказной почтой с уведомлением о вручении. (но ценным письмом не советую - у них всегда проблемы с доверенностями при получении ценных писем).